Politique de confidentialité
PC1. Introduction
Devant le développement des nouveaux outils de communication, il est nécessaire de porter une attention particulière à la protection de la vie privée. L’AÉAQ s’engage à respecter la confidentialité des renseignements personnels que nous collectons dans le cadre de nos activités, de nos adhésions, de nos événements et du recrutement de bénévoles.
PC2. Collecte des renseignements personnels
Nous collectons les renseignements suivants :
- Nom et prénom
- Adresse postale et code postal
- Adresse électronique
- Numéro de téléphone
- Informations liées à l’adhésion (type d’adhésion, statut, historique)
- Informations liées à la participation aux activités (inscriptions, préférences, présence)
- Informations fournies dans le cadre d’une candidature bénévole :
- Curriculum vitæ (CV)
- Compétences et expériences pertinentes
- Disponibilités
- Intérêts pour les comités ou projets
Ces renseignements sont recueillis via :
- Formulaire d’inscription au site Web
- Formulaire d’adhésion
- Formulaire d’inscription aux activités
- Formulaire de candidature bénévole
- Correspondance et interactions avec notre site Web
PC3. Finalités de la collecte
Les renseignements collectés servent aux finalités suivantes :
Adhésion
- Gestion des membres
- Suivi des renouvellements
- Communications administratives
- Accès aux services réservés aux membres
Activités et événements
- Gestion des inscriptions
- Organisation logistique
- Communication d’informations importantes
- Statistiques de participation
Recrutement de bénévoles
- Évaluation des candidatures
- Attribution des rôles selon les compétences
- Communication avec les candidats
- Gestion des équipes et comités
Autres finalités générales
- Suivi des commandes
- Informations / offres promotionnelles
- Statistiques internes
- Amélioration des services
PC4. Interactivité et formulaires
Vos renseignements peuvent être collectés par :
- Formulaire d’inscription
- Formulaire de commande
- Formulaire d’adhésion
- Formulaire d’inscription aux activités
- Formulaire de candidature bénévole
- Commentaires et correspondance
Les renseignements ainsi collectés servent à :
- Contact
- Statistiques
- Gestion des membres
- Gestion des activités
- Évaluation des candidatures bénévoles
PC5. Fichiers journaux et témoins (cookies)
Nous recueillons certaines informations via :
- Adresse IP
- Système d’exploitation
- Pages visitées
- Requêtes
- Heure et jour de connexion
Ces données servent à :
- Améliorer le service
- Personnaliser l’accueil
- Établir des statistiques
PC6. Droit d’opposition, de retrait et de suppression
Vous pouvez demander :
- Le retrait de vos renseignements personnels
- La suppression de votre dossier d’adhésion
- La suppression de vos informations de participation aux activités
- La suppression de votre CV ou de votre candidature bénévole
- L’arrêt du traitement de vos renseignements
Pour exercer ces droits : info@aeaq.org
PC7. Droit d’accès et de rectification
Vous pouvez consulter, modifier ou faire supprimer les renseignements vous concernant en communiquant avec nous : info@aeaq.org
PC8. Sécurité
Nous appliquons les mesures suivantes :
- Protocole SSL
- Gestion des accès (personnes autorisées seulement)
- Sauvegardes informatiques
- Pare-feu
- Identifiants et mots de passe
- Environnement sécurisé pour les dossiers bénévoles, adhésions et activités
Nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité.
PC9. Conservation des renseignements
Les renseignements sont conservés uniquement pour la durée nécessaire à leur finalité, conformément aux bonnes pratiques de Microsoft 365 et aux exigences de Zeffy :
PC9.A. Adhésions et comptes membres
Les renseignements liés aux adhésions sont conservés tant que le membre demeure actif ou selon les obligations légales applicables. Ils peuvent être archivés dans Microsoft 365 (SharePoint/OneDrive) avec des contrôles d’accès stricts et des politiques de rétention conformes aux normes de sécurité.
PC9.B. Activités, événements et inscriptions
Les renseignements liés aux activités sont conservés pour la durée nécessaire à la gestion, au suivi administratif et aux statistiques internes. Les données d’inscription provenant de Zeffy sont conservées selon les paramètres de rétention de la plateforme et les besoins opérationnels de l’AÉAQ.
PC9.C. Candidatures bénévoles
Les renseignements liés aux candidatures bénévoles (CV, disponibilités, compétences) sont conservés uniquement pour la durée du processus de sélection ou jusqu’à demande de suppression. Les dossiers peuvent être supprimés sur demande via les outils Microsoft 365 ou directement dans les formulaires Zeffy.
PC10. Partage des renseignements
L’AÉAQ ne partage pas les renseignements personnels avec des tiers, sauf dans les situations suivantes :
PC10.A. Obligations légales
Si requis par la loi, par une ordonnance judiciaire ou par une autorité compétente.
PC10.B. Consentement explicite
Avec le consentement clair et explicite de la personne concernée, par exemple pour :
- participer à un projet impliquant un partenaire externe,
- apparaître dans une publication ou un contenu médiatique,
- transférer un dossier vers une autre organisation.
PC10.C.Plateformes utilisées (Microsoft 365 et Zeffy)
Les renseignements peuvent être traités par les services utilisés par l’AÉAQ, notamment :
- Microsoft 365 (hébergement sécurisé, formulaires, gestion documentaire),
- Zeffy (adhésions, dons, inscriptions).
Ces plateformes agissent comme fournisseurs de services et non comme tiers au sens du partage de données : elles traitent les renseignements uniquement pour les besoins de l’AÉAQ, conformément à leurs politiques de confidentialité et aux normes de sécurité.
PC11.Engagements de conformité
Nos engagements répondent aux exigences du programme TrustedSite.
